Wareneinsatz berechnen: Warum die Zahl wichtiger ist als das Bauchgefühl

Volle Tische, gute Stimmung, zufriedene Gäste - und trotzdem das Gefühl, die Kalkulation nie ganz im Griff zu haben. In einem früheren Beitrag haben wir fünf Stellschrauben gezeigt, mit denen sich der Wareneinsatz senken lässt. Doch jede dieser Stellschrauben hat eine Voraussetzung, die in der Praxis oft fehlt: Sie müssen erst einmal wissen, wo Sie stehen. Denn senken lässt sich nur, was man vorher gemessen hat.

Genau daran scheitert es in vielen Betrieben. Der Verkaufspreis steht auf der Karte, aber was ein Gericht tatsächlich an Wareneinsatz kostet, ist eine Schätzung - und Schätzungen werden teuer, wenn Einkaufspreise steigen und wenige Prozentpunkte über die Marge entscheiden.

Warum der Wareneinsatz so oft nur geschätzt wird

Die Rechnung an sich ist einfach: Wareneinsatz ist der Wert der Zutaten, die in einem Gericht stecken. Setzt man ihn ins Verhältnis zum Nettoumsatz, ergibt sich die Wareneinsatzquote - eine der aussagekräftigsten Kennzahlen im Betrieb.

Schwierig wird es erst im Alltag. Eine belastbare Berechnung setzt voraus, dass für jede Zutat der aktuelle Einkaufspreis hinterlegt ist, dass jede Rezeptur mit exakten Mengen erfasst wurde und dass beide bei jeder Preisänderung nachgezogen werden. In einer Excel-Tabelle ist das eine Fleißarbeit, die kaum jemand über Monate konsequent durchhält. Nach der dritten Preiserhöhung eines Lieferanten ist die Kalkulation veraltet - und wieder nur ein Gefühl.

Was Sie wirklich brauchen, um den Wareneinsatz zu berechnen

Drei Bausteine genügen, um vom Schätzen zum Rechnen zu kommen:

Zutaten mit aktuellen Einkaufspreisen. Jede Zutat wird mit Preis und Einheit gepflegt. Der wichtigste Punkt ist nicht die einmalige Erfassung, sondern dass die Preise aktuell bleiben - denn hier verändert sich am meisten.

Rezepturen mit exakten Mengen. Aus den Zutaten wird jedes Gericht mit genauen Mengenangaben zusammengesetzt. Das ist zugleich die Grundlage für einheitliche Portionsgrößen - also für einen Wareneinsatz, der überhaupt kalkulierbar ist.

Verkaufspreise und Zielwerte. Erst im Verhältnis zum Verkaufspreis wird der Wareneinsatz zur Steuerungsgröße. Wer für Speisen und Getränke eigene Zielquoten festlegt, erkennt sofort, welche Gerichte davon abweichen.

Von der Rechnung zur Kennzahl - ohne Excel-Fleißarbeit

Genau hier setzt Opero Wareneinsatz an, eine Software, die für diesen Ablauf in der Gastronomie entwickelt wurde. Zutaten lassen sich manuell, per Excel-Import oder durch das Abfotografieren einer Lieferantenrechnung anlegen. Aus diesen Zutaten entstehen Rezepturen, die ihren Wareneinsatz in Euro und ihre Wareneinsatzquote in Prozent selbst ausweisen - je Gericht und im Überblick. Ändert sich ein Einkaufspreis, genügt ein Import, und alle betroffenen Rezepturen rechnen sich automatisch neu.

Das Ergebnis ist weniger Aufwand und vor allem mehr Klarheit: Sie sehen auf einen Blick, welche Gerichte über Ihrer Zielquote liegen - und damit, wo sich die fünf Stellschrauben aus unserem anderen Beitrag am meisten lohnen.

Fazit

Den Wareneinsatz zu senken, beginnt damit, ihn zu kennen. Wer seine Zahlen je Gericht sauber berechnet und regelmäßig auswertet, trifft bessere Entscheidungen bei Preisen, Karte und Einkauf - und steuert seine Marge aktiv, statt am Monatsende überrascht zu werden.

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