Inventur in der Gastronomie: Vom lästigen Pflichttermin zum Steuerungsinstrument

Die meisten Gastronomiebetriebe zählen einmal im Jahr: zwischen den Feiertagen, mit Klemmbrett und kalten Fingern im Kühlhaus. Die Liste geht an den Steuerberater, der Ordner geht zu, Thema erledigt.

Für die Buchhaltung mag das reichen. Zum Steuern des Betriebs taugt es nicht. Denn wer nur einmal im Jahr zählt, sieht auch nur einmal im Jahr, wo Ware verschwindet, und kann elf Monate lang nicht gegensteuern. Das Werkzeug dafür ist die monatliche Inventur: ein fester Termin, zwei bis drei Stunden, und am Ende eine Zahl, der Sie vertrauen können.

Warum ohne Monatsinventur jede Wareneinsatzquote nur eine Schätzung ist

Viele Betriebe berechnen ihren Wareneinsatz so: Summe der Lieferantenrechnungen im Monat, geteilt durch den Umsatz. Das ist schnell gemacht, aber es ist nicht der Wareneinsatz, sondern der Wareneinkauf.

Der Unterschied klingt nach Haarspalterei, ist in der Praxis aber erheblich. Wer Ende des Monats das Lager für ein starkes Wochenende auffüllt, hat auf dem Papier plötzlich eine katastrophale Quote, obwohl die Ware noch im Kühlhaus liegt. Und wer von vollen Lagern zehrt, rechnet sich besser, als er ist.

Der tatsächliche Wareneinsatz ergibt sich erst mit den Beständen:

Wareneinsatz = Anfangsbestand + Einkäufe − Endbestand

Anfangs- und Endbestand liefert nur die Inventur. Und weil Sie Ihren Betrieb im Monatsrhythmus steuern, von Umsatz über Personalkosten bis zur BWA, braucht auch der Wareneinsatz einen Monatswert. Die Monatsinventur schließt genau diese Lücke: Jeder Monat bekommt einen sauberen Anfangs- und Endbestand und damit eine ehrliche Wareneinsatzquote. Erst dann lohnt sich auch der Blick auf die fünf Stellschrauben zum Senken des Wareneinsatzes.

Zur Einordnung: Die Jahresinventur zum Geschäftsjahresende bleibt für bilanzierende Betriebe Pflicht (§ 240 HGB). Das klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Die monatliche Inventur ist freiwillig. Sie machen sie nicht für das Finanzamt, sondern für sich.

Der richtige Rhythmus: monatlich als Basis, wöchentlich im Fokus

Monatlich: die komplette Inventur. Ein fester Termin, idealerweise am Monatsletzten nach Küchenschluss oder am Morgen des Monatsersten, bevor die erste Lieferung kommt. Dann ruht der Warenfluss, und der gezählte Bestand gehört eindeutig zu einem Monat. Wichtig ist die Regelmäßigkeit: Eine Inventur „wenn mal Zeit ist" liefert Werte, die sich nicht vergleichen lassen.

Wöchentlich: die Fokusbereiche. Spirituosen, Wein, hochwertiges Fleisch oder Fisch: Überall dort, wo wenige Artikel viel Geld binden, lohnt zusätzlich ein kürzerer Rhythmus. Eine Zwischenzählung von 20 Artikeln dauert keine 15 Minuten und wirkt allein durch ihre Existenz: Wo regelmäßig gezählt wird, verschwindet weniger.

Klingt nach viel Aufwand? Mit guter Vorbereitung dauert eine Monatsinventur in einem durchschnittlichen Restaurant zwei bis drei Stunden. Ab dem dritten Durchgang ist sie Routine und liefert jeden Monat die Zahl, an der sich alle anderen Kostenentscheidungen ausrichten.

Die Monatsinventur in 5 Schritten

1. Lagerorte strukturieren, bevor gezählt wird

Eine gute Inventur beginnt Tage vorher: aufräumen, sortieren, feste Plätze vergeben. Jeder Artikel hat einen Stammplatz, gleiche Artikel liegen nicht an drei Orten, und das FIFO-Prinzip (First In, First Out) stellt sicher, dass vorne liegt, was zuerst verbraucht wird. Wer ein chaotisches Lager zählt, zählt doppelt, übersieht Ware und braucht die dreifache Zeit.

Legen Sie außerdem klar abgegrenzte Zählbereiche fest: Kühlhaus, Trockenlager, Keller, Theke, Tiefkühlung. Jeder Bereich bekommt eine eigene Liste. So lässt sich später auch auswerten, wo Abweichungen entstehen. Der Aufwand fällt nur beim ersten Mal an, ab dann profitiert jede weitere Monatsinventur davon.

2. Mit System zählen, nicht mit Bauchgefühl

Bewährt hat sich das Zählen zu zweit: Einer zählt und sagt an, einer schreibt oder tippt. Das ist schneller und deutlich fehlerärmer als der Alleingang. Ideal ist, wenn die zählende Person den Sollbestand nicht kennt: Das verhindert, dass „passend" gezählt wird.

Ein Punkt, der in der Gastronomie besonders zählt: angebrochene Gebinde. Die halbe Flasche Gin, das angebrochene Fass, der Rest im Ölkanister: Wer nur volle Einheiten erfasst und Angebrochenes pauschal schätzt, produziert systematische Fehler, die sich Monat für Monat wiederholen. Angebrochene Mengen gehören separat erfasst, bei teuren Artikeln lohnt sich die Waage.

3. Richtig bewerten: aktuelle Nettoeinkaufspreise

Gezählt wird in Mengen, bewertet wird in Euro, und zwar mit den aktuellen Netto-Einkaufspreisen. Genau hier scheitern viele Excel-Inventuren: Die Preisliste ist drei Preiserhöhungen alt, und der ermittelte Lagerwert hat mit der Realität wenig zu tun. Bei einer monatlichen Inventur potenziert sich das Problem, oder es löst sich, wenn die Preise ohnehin laufend gepflegt werden.

Das ist übrigens dasselbe Problem wie bei der Kalkulation der Gerichte: Veraltete Einkaufspreise machen jede Rechnung zur Schätzung. Warum aktuelle Preise das Fundament jeder Kennzahl sind, haben wir im Beitrag Wareneinsatz berechnen: Warum die Zahl wichtiger ist als das Bauchgefühl ausführlich beschrieben.

4. Auswerten: die Inventur mit dem Wareneinsatz verbinden

Jetzt entsteht der eigentliche Wert der Monatsinventur. Mit Anfangsbestand, Einkäufen und Endbestand berechnen Sie Ihren tatsächlichen Wareneinsatz je Warengruppe: Speisen und Getränke getrennt, besser noch feiner aufgeteilt.

Interessant wird der Vergleich mit dem Soll: Was hätte laut Rezepturen und verkauften Gerichten verbraucht werden dürfen? Die Differenz zwischen Soll- und Ist-Verbrauch ist Ihr Schwund: Verderb, Fehlportionen, Bruch, Personalverzehr oder schlicht Ware, die den Betrieb ohne Bon verlassen hat. Zwei bis drei Prozent Abweichung gelten je nach Konzept als normal. Alles darüber ist kein Schicksal, sondern ein Arbeitsauftrag.

5. Konsequenzen ziehen, sonst war das Zählen umsonst

Eine Inventur, die im Ordner verschwindet, war Beschäftigungstherapie. Der letzte Schritt ist deshalb der wichtigste: Abweichungen je Bereich anschauen, die zwei, drei größten Auffälligkeiten benennen und konkrete Maßnahmen festlegen, etwa Portionierung nachschärfen, Bestellmengen anpassen oder Lagerzugriff regeln. Genau hier spielt der Monatsrhythmus seine Stärke aus: Die nächste Inventur ist nur vier Wochen entfernt und zeigt schwarz auf weiß, ob die Maßnahme gewirkt hat. So entsteht ein Regelkreis, der den Wareneinsatz Monat für Monat ein Stück besser macht.

Zettel, Excel oder digital?

Grundsätzlich funktioniert eine Monatsinventur mit jedem Werkzeug, entscheidend ist die Regelmäßigkeit. Trotzdem lohnt ein ehrlicher Blick auf den Aufwand, denn was einmal im Jahr erträglich ist, wird im Monatsrhythmus schnell zur Belastungsprobe:

Die Zettel-Inventur ist schnell gestartet, endet aber in doppelter Arbeit: Erst zählen, dann alles abtippen, dann von Hand bewerten. Bei jeder Preisänderung beginnt die Rechnerei von vorn, und die Listen der Vormonate sind selten vergleichbar.

Die Excel-Inventur ist der Standard in vielen Betrieben und funktioniert genau so lange, wie eine Person sie diszipliniert pflegt. Formeln verrutschen, Artikelnamen werden unterschiedlich geschrieben, alte Dateiversionen kursieren. Vor allem aber: Die Einkaufspreise müssen manuell aktuell gehalten werden, und genau das passiert im Alltag zuerst nicht mehr.

Die digitale Inventur spielt ihre Stärke im Monatsrhythmus aus: Gezählt wird direkt am Smartphone oder Tablet im Lager, die Bewertung passiert automatisch mit den hinterlegten aktuellen Einkaufspreisen, und die Monate bleiben sauber vergleichbar. Der Zeitgewinn liegt weniger im Zählen selbst als in allem, was danach kommt.

Sonderfall Hotelküche und Betriebe mit mehreren Lagerorten

Je mehr Lagerorte, desto wichtiger wird die Struktur. In Hotelbetrieben verteilt sich die Ware schnell auf Hauptküche, Bankettküche, Etagenbars, Frühstücksbereich und Keller, und an jedem Übergang entsteht Unschärfe, wenn niemand festhält, was wohin gewandert ist.

Für diese Betriebe gelten die fünf Schritte genauso, nur konsequenter: jeder Lagerort mit eigener Liste und eigenem Verantwortlichen, interne Warenbewegungen zumindest für die teuren Warengruppen dokumentiert, und die Auswertung je Outlet getrennt. Erst dann sehen Sie, ob die Abweichung in der Küche entsteht oder an der Bar, und können gezielt gegensteuern, statt pauschal zu mahnen.

Die drei häufigsten Fehler bei der Monatsinventur

Fehler 1: Unregelmäßig zählen. Mal am 28., mal am 5., mal gar nicht: Dann lassen sich die Monate nicht vergleichen, und die Wareneinsatzquote springt aus Gründen, die nichts mit dem Betrieb zu tun haben. Der feste Termin ist die halbe Miete.

Fehler 2: Mit veralteten Preisen bewerten. Ein Lagerwert auf Basis alter Einkaufspreise verzerrt Wareneinsatz und Ergebnis, gerade in Zeiten, in denen Lieferanten mehrmals im Jahr die Preise anpassen.

Fehler 3: Angebrochenes schätzen. „Die Flasche ist noch halb voll" ist keine Erfassung. Gerade bei Spirituosen und hochwertigen Zutaten summieren sich Schätzfehler zu Beträgen, die am Jahresende richtig wehtun.

Häufige Fragen zur monatlichen Inventur

Muss der Betrieb für die Inventur geschlossen sein? Nein. Bewährt hat sich der Zeitpunkt nach Küchenschluss am Monatsletzten oder vor der ersten Anlieferung am Monatsersten: Dann ruht der Warenfluss, ohne dass ein Öffnungstag verloren geht.

Was wird alles erfasst? Alle Waren, die noch nicht verkauft wurden: Lebensmittel, Getränke, angebrochene Gebinde, je nach Betrieb auch Verpackungsmaterial und Reinigungsmittel. Nicht dazu gehören Inventar und Kleingeräte; die gehören ins Anlagenverzeichnis, nicht in die Warenbestandsliste.

Wie lange dauert eine Monatsinventur? Mit strukturierten Lagerorten und aktueller Preisliste in einem durchschnittlichen Restaurant etwa zwei bis drei Stunden zu zweit. Die erste Inventur dauert deutlich länger. Das ist normal und wird ab dem zweiten Durchgang schnell besser.

Ersetzt die Monatsinventur die Jahresinventur? Das entscheidet Ihr Steuerberater. In vielen Fällen kann eine sauber dokumentierte, monatlich abgeschlossene Inventur die Bestandsaufnahme zum Jahresende deutlich vereinfachen. Spätestens die Dezember-Inventur liefert die Werte ohnehin.

Reicht nicht die Warenwirtschaft der Kasse? Kassensysteme rechnen mit Soll-Werten aus Rezepturen. Was tatsächlich im Lager liegt, weiß nur, wer zählt. Gerade die Differenz zwischen beiden Werten, der Schwund, ist die interessanteste Zahl der ganzen Übung.

Der gemeinsame Nenner

Wie bei fast allen Kostenthemen in der Gastronomie gilt auch hier: Es braucht kein zusätzliches Geld, sondern Struktur und Regelmäßigkeit. Eine monatliche Inventur mit festen Lagerorten, sauberer Erfassung und aktueller Bewertung macht aus einem lästigen Jahrestermin ein Steuerungsinstrument, und aus Ihrer Wareneinsatzquote eine Zahl, der Sie Monat für Monat vertrauen können.

Genau dafür haben wir das Inventur-Modul in Opero Wareneinsatz entwickelt: Lagerorte anlegen, Bestände erfassen (auch angebrochene Gebinde getrennt), und der Warenwert je Warengruppe wird automatisch mit Ihren aktuellen Einkaufspreisen berechnet. Jede Monatsinventur lässt sich abschließen, unveränderlich archivieren und als PDF direkt an den Steuerberater exportieren.

Jetzt kennenlernen: wareneinsatz.operoconsulting.de

Weiterlesen: Wareneinsatz senken – 5 Stellschrauben für Ihren Gastronomiebetrieb